Klucze to jeden z najbardziej popularnych przedmiotów, które na co dzień nosimy w swojej kieszeni. Każdy ma klucz do domu, występują również klucze do pokoi hotelowych, maszyn w miejscu pracy, samochodów, czy pojazdów budowlanych. Mnoga ilość tych małych przedmiotów przynosi konieczność właściwej organizacji tego zbioru.
Wykorzystanie automatycznych depozytorów kluczy
Najprostszym sposobem przechowywania kluczy jest zwykła gablotka służąca jako przechowalnia, gdzie na licznych haczykach wiesza się wszystkie dostępne i opisane klucze. Ale nowoczesna technologia dotarła także nawet do tak pospolitego urządzenia. W czasach ochrony danych osobowych wymyślono specjalne depozytory do kluczy, które są wyposażone w układ automatycznego wydawania odpowiednich zestawów. Często zdarza się tak na przykład w pracy lub hotelu, że nie każdy powinien mieć dostęp do wszystkich kluczy. Niekiedy użytkownicy mają prawo do używania jednego, a niekiedy do pewnego zbioru kluczy. Automatyczne systemy dokonują tej selekcji poprzez wyświetlacze identyfikacyjne użytkowników ( na przykład za pomocą kodu ), i dające im dostęp tylko do niektórych kluczy blokując lub ukrywając jednocześnie pozostałe. Jeśli chcemy kupić nowoczesne depozytory kluczy cena będzie dość wysoka, jednak zakładając, że mamy możliwość kontrolowania kto i kiedy odbiera jaki zestaw, ta cena wydaje się przedstawiać w innym świetle. Możliwa jest również kontrola zwrotu kluczy, która będzie wymagać od osób je odbierających zwrotu kluczy o określonym czasie, w przeciwnym wypadku zostanie wysłany komunikat do kierownictwa, które może ukarać pracownika.
Dzięki zastosowaniu takich depozytów możemy prowadzić ścisłą politykę gospodarki kluczami. Na bieżąco monitorować kto wziął jaki klucz może dostarczyć nam dodatkowych danych o tym co robią w danym momencie pracownicy lub na przykład goście hotelu, którym zarządzamy.